Inbox Zero. Tantangan baru...

Coba cek :

berapa inbox di email?

berapa chat di wa?

berapa messenger di fb / IG / tiktok?

aplikasi komunikasi lainnya?

bagaimana dengan SMS? BB? masih ada yang pakai?

.

Perhatikan bagaimana cara kita berkomunikasi. Saat ini makin kompleks sehingga kita bisa terpapar puluhan bahkan ratusan ribu pesan setiap harinya.

Ngeri juga yaa....

Bagaimana kebiasaan kamu menghadapi hal itu?

Dibaca semuanya?

Dipilih-pilih yang kelihatan aja?

Atau udah frustasi, ya biarin aja. Tapi mau dihapus kok sayang. Atau takut terlewat informasi penting.

.

Banyak ahli produktivitas yang mempelajari hal ini. Banyak ilmu, teknik, sampai jadi buku, course, dan komunitas yang saling belajar bareng agar bisa mengelola pesan dan informasi ini menjadi lebih ringkas dan menyenangkan.

Kenapa sih kemudian muncul "Inbox Zero" ?

1. Inbox bukanlah to do list kita.

Seringkali inbox (dalam berbagai bentuk : wa, sms, messenger, dll) membuat kita lupa akan prioritas yang seharusnya dilakukan. Kita menganggapnya semua menjadi penting. Tidak kita filter mana yang todo, mana informasi, mana yang sampah.

Disana juga tidak ada pengelolaan waktu, reminder, dan sejenisnya.

Sehingga kita perlu suatu teknik untuk bisa memberikan "respon" yang tepat atas informasi tersebut, agar kita tidak menunda pekerjaan penting, tidak juga terlambar merespon hal-hal yang seharusnya memerlukan "action" segera.

.

2. Sangat boros waktu dan energi.

Kita akan terus mengkonsumsi, seperti scrolling di IG atau tiktok yang tiada habis.

Kita juga jadi panik ketika kita memerlukan informasi penting yang sebelumnya sudah kita dapatkan. Bisa jadi seperti mencari jarum ditumpukan jerami.

.

3. Tegang dan takut

Melihat puluhan, ratusan atau ribuan inbox bisa jadi memunculkan perasaan negatif antara takut menghapus informasi penting, tercampur aduk, dan akhirnya membuat kita kehilangan ketenangan.

.

4. Inbox kosong menenangkan hati.

Kita juga lebih santai dan bahagia ketika mampu secara teratur hanya fokus pada hal-hal yang penting dalam kehidupan kita dan menjalankan sesuai dengan peran sesuai dengan nilai-nilai yang kita yakini.

Maka, kita perlu membuat suatu "system".

Teknik simple yang bisa dicoba. Lakukan dan batasi saja 10 menit tiap hari!

1. Cek subject dan pengirimnya? apa penting? apa perlu di followup?

- Segera balas jika diperlukan. Misalkan konfirmasi atas berita penting sudah diterima. 

- Segera fwd jika diperlukan orang yang terkait membutuhkan info tersebut. Perlu disadari apakah aktivitas ini akan dikerjakan sendiri atau didelegasikan. Jika dikerjakan / followup sendiri, mau dikerjakan sekarang (bisa selesai dalam 2 menit atau kurang) atau di agendakan waktu untuk mengerjakannya. 

- Segera hapus untuk informasi yang tidak penting/spam

2. Buat folder untuk memisahkan dan memberi identitas (bisa juga gunakan fitur label maupun kategori). Contoh folder yang bisa dibuat :

- berdasarkan jenis emailnya : referensi, undangan, laporan

- berdasarkan kategori aktivitas : bisnis, pekerjaan, sosial, investasi

3. Arsipkan email yang sudah berumur lebih dari 3 bulan

- scan saja secara cepat. bisa gunakan fasilitas search berdasarkan email pengirim, subject, dll

4. Unsubscribe. Biasanya kita mendapatkan email yang bersifat spam. Entah newsletter ataupun promosi yang tidak pernah kita buka.

Mungkin kita merasa itu penting, mendapat info promo pesawat murah, liburan murah, atau artikel tentang hal-hal yang menurut kita bermanfaat, tapi...

Ketika informasi itu tidak pernah kita buka dalam 1 bulan, artinya itu tidak penting.

Segera saja unsubscribe. Tidak usah FOMO atau takut ketinggalan. Kamu bisa subscribe lain kali jika benar-benar memerlukan informasi itu lagi.

5. Gunakan fitur rules

Untuk informasi berulang, misalnya pembayaran sewa apartemen, tagihan, dll, bisa dibuat aturan setiap email yang masuk, langsung dipindahkan ke folder tagihan. Sistem ini bisa digunakan secara otomatis, cukup setting 1 x saja.

Ini juga memudahkan kita untuk membersihkan atau mencari jika diperlukan.

Misal email tagihan dan konfirmasi yang lewat lebih dari 3 tahun bisa dihapus.

.

Agendakan aktivitas ini setiap hari. Pada jam tertentu. Alokasikan 10-15 menit.

Secara rutin juga lakukan review mingguan untuk melihat progress yang sudah dicapai.

.

Jika dalam 2 mingguan sudah cukup lancar, bisa diupgrade dengan teknik lain yang lebih advance. Kapan-kapan kita bahas ya...

.

Selamat mencoba.

Sekalian saya mau infokan Template Notion : Wheel Of Life yang bisa kamu coba :

Klik disini untuk mendapatkannya.....